Conservazione e sicurezza

La conservazione è l’attività volta a garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, delle aggregazioni documentali e degli archivi della AOO(1)

I documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali (1.1)

L’archivio

Culmine dell’attività di conservazione è la formazione dell’archivio, ossia la costituzione dell’insieme dei documenti – informatici e analogici – prodotti o ricevuti dall’AOO nel corso della propria attività, caratterizzati da un connaturato vincolo di destinazione comune e destinati ad essere conservati nella loro organicità (2)

E’ comunque utile ricordare che, malgrado la peculiarità della tipologia di supporto documentale comporti necessariamente la diversificazione delle attività e delle procedure di gestione, la funzione logico-concettuale dell’archivio rimane comunque una e univoca

Fasi dell’archiviazione

La conservazione documentale ha inizio fin dalla fase di formazione del documento e ne costituisce l’esito imprescindibile.
Il documento – ossia ciò che “insegna o dimostra”, secondo la radice latina docere – è infatti l’oggetto la cui precisa funzione è quella di conservare nel tempo la piena capacità di testimoniare atti o fatti giuridicamente rilevanti. Il documento, quindi, appartiene all’archivio fin dalla sua formazione

Tuttavia, l’archivio – inteso come unicum, come complesso e insieme organico – è articolato, secondo un criterio logico-funzionale, in tre sezioni corrispondenti ad altrettante fasi del processo di archiviazione. Pertanto, la formazione di un documento è il punto d’inizio di un percorso che si sviluppa nel tempo e che porta, quale esito finale, alla sua conservazione permanente o, viceversa, alla sua più o meno precoce distruzione

Archivio corrente

L’archivio corrente è costituito dall’insieme dei documenti relativi alle attività, agli affari ed ai procedimenti in corso o comunque oggetto d’interesse attuale. La corretta gestione dell’archivio corrente presuppone un’efficiente organizzazione delle procedure di formazione, gestione e consultazione documentale, indifferente alla tipologia di supporto utilizzata.
La responsabilità di tale complesso di attività ricade sul responsabile del procedimento nel cui contesto la documentazione è prodotta o acquisita

Le procedure e gli strumenti che concorrono a formare l’archivio corrente ed a definirne il profilo funzionale sono:

la registrazione e segnatura di protocollo: operazioni necessarie e sufficienti per la stessa tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti, così come risultanti dal registro di protocollo quale atto pubblico di fede privilegiata
la classificazione effettuata alla luce del titolario di classificazione, nonché la successiva fascicolazione obbligatoria
il repertorio dei fascicoli: strumento di gestione e reperimento dei fascicoli organizzato ed aggiornato in relazione alla struttura del Titolario di classificazione
il massimario di selezione e scarto: strumento volto a fornire i criteri di cernita ed i termini di conservazione della documentazione

L’archivio corrente è composto sia dei documenti digitali, sia dei documenti analogici, acquisiti e/o prodotti dalla AOO nel corso della propria attività. La tipologia documentale determina la modalità di gestione degli archivi e le attività di trasferimento al sistema di conservazione documentale

Archivio di deposito

L’archivio di deposito raccoglie i fascicoli e serie di documenti – già oggetto di sfoltimento – relativi alle attività, agli affari ed ai procedimenti conclusi o comunque oggetto d’interesse sporadico. E’ questa una fase intermedia, di particolare rilevanza funzionale, durante la quale sono poste in essere le operazioni di selezione – c.d. scarto – che determineranno la conservazione storica o, altrimenti, la distruzione del documento

Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso la AOO. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito

Le operazioni di selezione e scarto documentale sono compiute alla luce dei criteri dettati dal Massimario di scarto e nel rispetto delle apposite procedure previste dalla legge (4)

Archivio storico

L’archivio storico è a tutti gli effetti un bene culturale, come tale tutelato dal Codice dei beni culturali e del paesaggio. I documenti raccolti nell’archivio storico, da strumenti e residui di una determinata attività pratico-amministrativa, diventano fonti per la conoscenza del passato e depositari della memoria collettiva, acquisendo così un rilevante valore scientifico