La AOO gestisce i procedimenti utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, fornendo gli opportuni servizi di interoperabilità e integrazione (1). Pertanto, nell’avviare un procedimento di propria competenza, la AOO raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati relativi al medesimo procedimento, da chiunque formati (2)
Il fascicolo è un insieme ordinato di documenti, formato ai fini decisionali e informativi
Esso raccoglie, in ordine cronologico di sedimentazione, secondo modalità di attribuzione determinate autonomamente dalla AOO (3), tutti i documenti – registrati e non – classificati nel sistema informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati
Il fascicolo documentale è un’aggregazione documentale formata obbligatoriamente, strutturata e univocamente identificata, preposta a contenere atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di un’attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento
Le regole che presiedono all’istruzione e utilizzo del fascicolo documentale sono conformi ai principi di corretta gestione documentale ed alla disciplina concernente la formazione, gestione e conservazione del documento informatico. Il fascicolo può contenere, a sua volta, un solo livello di sotto-fascicolazione
Il fascicolo documentale, in quanto unità di aggregazione fondamentale e indivisibile di un archivio, rappresenta lo strumento cardine del corretto esercizio del diritto di accesso. In un sistema totalmente digitalizzato, il fascicolo documentale informatico agevola la partecipazione del cittadino all’attività amministrativa e l’esercizio di forme di controllo sul perseguimento delle attività istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche (4) e semplifica l’azione delle amministrazioni coinvolte nel procedimento tramite la diretta consultazione e alimentazione del fascicolo stesso (5)
Tipologie di fascicolo
I fascicoli possono essere formati secondo diversi criteri di aggregazione:
| affare o materia | intesa come competenza non proceduralizzata, per la quale non è prevista l’adozione di uno specifico provvedimento finale capace d’incidere sulla sfera giuridica di terzi, né un termine di conclusione del procedimento previsto da norme di legge |
| attività | intesa come competenza proceduralizzata per la quale non è previsto un provvedimento finale capace d’incidere sulla sfera giuridica di terzi |
| procedimento | intesa come competenza proceduralizzata, destinata a concludersi con l’adozione di un provvedimento finale capace d’incidere sulla sfera giuridica di terzi |
| persona fisica o giuridica | intesa come riferimento unitario, ossia come vincolo archivistico |
Ciascuna tipologia di fascicolo raccoglie diversi tipi di documento:
| per affare, materia o procedimento amministrativo | Comprende, di norma, documenti appartenenti a una medesima classifica, prodotti o acquisiti dalla AOO nel corso della trattazione di un affare, di una materia o di un procedimento specifico e concreto Ha una data di apertura e una data di chiusura e può essere trasportato a nuovo anno, se non è chiuso nell’anno di apertura. Per esempio: 2022-VII/6.3.4 «Teatro in piazza», dove: 2022 è l’anno di apertura VII è il titolo (Servizi alla persona) 6 è la classe 3 è la sotto-classe (Eventi e attività culturali) 4 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante l’anno 2022 all’interno del titolo VII e della classe 6. Procedimento e fascicolo possono non coincidere. Il primo può articolarsi in sub-procedimenti che danno luogo, a loro volta, a specifici sotto-fascicoli Per esempio: 2022-VI/2.3.(n. fascicolo) “Piani di edilizia economica e popolare” può dare luogo ai sotto-fascicoli: 2022-VI/4.(n. fascicolo) per la costruzione 2022-VII/14.(n. fascicolo) per l’assegnazione |
| per attività | Comprende documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o semplici adempimenti Il fascicolo per attività ha durata annuale, comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica. Per esempio: richieste di informazioni bibliografiche (titolo VII, classe 6) richieste e permessi di accesso alla ZTL (titolo VI, classe 7) |
| per persona fisica o giuridica | Comprende tutti i documenti, anche appartenenti a classifiche diverse, che si riferiscono a una singola persona Il fascicolo si configura come aggregazione di documenti diversamente classificati e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (per esempio: per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (per esempio: gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I) Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte |
I fascicoli per attività o per materia possono essere chiusi e rinnovati automaticamente, al volgere dell’anno solare. Spetta al responsabile del procedimento individuare il fascicolo soggetto a tale trattamento automatizzato e ad impostarne l’attivazione sul prodotto informatico di gestione documentale
| informatico | raccoglie atti, documenti e dati nativamente informatici, da chiunque formati. Al fascicolo informatico è associato un set di metadati. Esso costituisce la tipologia ordinaria di fascicolo documentale |
| analogico | si forma quando atti, documenti e dati originali sono prodotti o acquisiti su supporto analogico. Tale fascicolo, eventualmente, può contenere copia analogica di documentazione digitale Ogni fascicolo è identificato dai seguenti dati: anno di apertura, numero sequenziale, oggetto, sezione del titolario di classificazione |
| ibrido | la documentazione originale è prodotta sia in formato cartaceo che informatico, dando luogo a due differenti unità archivistiche connesse da un vincolo unitario, garantito stabilmente dal sistema di classificazione Un fascicolo ibrido occupa due luoghi distinti – uno fisico e uno logico – per l’intero ciclo di vita del fascicolo, dal momento della formazione al suo conferimento in archivio storico, ed è gestito secondo le disposizioni del presente manuale Data la difficoltà di una corretta gestione, il fascicolo ibrido è formato in casi eccezionali e residuali ed è convertito nella forma elettronica ogni qual volta ciò sia possibile L’originale cartaceo è trattato in conformità alle disposizioni in materia di conservazione e dematerializzazione |
Riferimenti normativi
(1) art. 64-bis del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(2) art. 41, comma 2, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(3) art. 64, comma 4, del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(4) art. 1, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 14 marzo 2013, n. 33
(5) art. 41, comma 2-bis, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82