La gestione documentale – come ricordano le stesse Linee guida – è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali, logicamente e funzionalmente collegate: formazione, gestione e conservazione
Dando seguito a quest’impostazione sistemica, è necessario prestare attenzione all’aspetto conservativo fin dal momento della formazione del documento, poiché da esso dipende la tenuta dell’intero ciclo di gestione documentale e la sua stessa capacità di garantire nel tempo:
- l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e della AOO
- la sottoscrizione – digitale o meno – dei documenti informatici, quando prescritta
- l’idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante il sistema informatico documentale (fascicolazione)
- l’accesso ai documenti (tramite sistemi informativi, in caso di documenti digitali)
- la leggibilità dei documenti nel tempo
- l’interscambiabilità dei documenti all’interno della stessa AOO e con AOO diverse