Formazione del documento amministrativo analogico

Fermo restando l’obbligo, per la pubblica amministrazione, di formare documenti originali informatici (1), è comunque necessario, nel contesto della disciplina della produzione documentale dell’AOO, tenere conto delle “esigenze e dei bisogni pratici del lavoro quotidiano”, contemplate dalle stesse Linee guida AgID (2)

Pertanto resta possibile – purché in via eccezionale e residuale – ricorrere alla produzione di un documento originale analogico, inteso come documento formato utilizzando una grandezza fisica (immagine su pellicola, traccia su carta, magnetizzazione su nastro, ecc.)

Affinché si possa parlare di originale analogico, occorre che questo sia redatto nella sua versione definitiva, completa degli elementi formali e sostanziali e – se destinato ad un soggetto terzo e non all’uso esclusivo dell’ente produttore – in duplice copia, una delle quali, la c.d. “minuta”, destinata alla conservazione, previa fascicolatura

Elementi dell’originale analogico

Il documento originale analogico deve pertanto presentare i seguenti elementi:

intestazione “Comune di Este”, conforme al modello di riferimento
indicazione dell’ufficio competente e del responsabile del procedimento
numero e data di protocollo
oggetto del documento
riferimenti al procedimento o fascicolo
data e luogo
numero di pagina (numero pagina / totale pagine del documento)
indicazione degli allegati (se presenti)
identificazione e dati dei destinatari (se si tratta di documento in uscita)
numero e data di registrazione (se soggetto a registrazione particolare)
dati dell’AOO (compresi indirizzo e recapiti, se si tratta di documento in uscita) e mezzo di spedizione (se documento in uscita)
sigla dell’istruttore
sottoscrizione autografa del responsabile

Particolari tipologie di documenti amministrativi analogici originali unici

Per particolari tipologie di documenti analogici unici, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo di conservazione dell’originale analogico, a meno che non si ricorra alla conservazione sostitutiva, conforme alle regole tecniche dettate dalle Linee guida AgID (3)

Si intendono unici i documenti originali il cui contenuto non può essere a sua volta desunto da altri documenti o scritture soggetti a conservazione obbligatoria

Il legislatore indica esplicitamente, tra i documenti di competenza comunale appartenenti a questa tipologia, gli atti e i registri di stato civile redatti in doppio originale, fino alla realizzazione dell’archivio unico informatico previsto per legge

Copia analogica di documento originale informatico

La stampa di un documento amministrativo informatico è la copia analogica dello stesso.

Stante l’obbligo per la pubblica amministrazione di formare documenti originali informatici, la AOO può produrre copia analogica del documento originale informatico (4) nei soli casi in cui il destinatario del documento sia:

privo di domicilio digitale
nel caso in cui il domicilio digitale sia inattivo o non funzionante o non raggiungibile

La copia analogica conserva il valore giuridico-probatorio dell’originale informatico (5) – sottoscritto digitalmente e conservato nel sistema informatico di gestione documentale dell’AOO – se la conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata dal pubblico ufficiale autore dell’atto o dal pubblico ufficiale che effettua il raffronto (6)

L’attestazione di conformità è resa mediante apposizione di firma digitale o firma elettronica avanzata o qualificata, nonché di sigillo elettronico avanzato o qualificato (7). Tale attestazione può essere inserita nel documento-copia, oppure può essere prodotta con documento separato

La copia analogica deve riportare, quale prova dell’autenticità del documento, in alternativa:

indicazione a mezzo stampa della dicitura-tipo: “La presente copia è tratta da originale informatico predisposto da [nome responsabile], Responsabile dell’Ufficio [indicazione UOR]. Il documento amministrativo informatico originale è conservato presso il Comune di Este, dove è accessibile previa presentazione di istanza indirizzata a [PEO della UOR competente]”
apposizione a stampa del contrassegno – c.d. glifo – tramite il quale sia possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica (8)

Copia analogica di documento analogico

La disciplina introdotta dal presente manuale, in conformità alla normativa vigente, prevede che il documento acquisito dalla AOO in formato analogico sia oggetto di un processo di digitalizzazione finalizzata all’inserimento nel sistema informatico di gestione documentale
Per questa ragione, la produzione di copie analogiche di documenti analogici deve essere considerata un processo eccezionale e residuale, che deve rispondere a motivate esigenze e bisogni pratici del lavoro quotidiano, così da non moltiplicare ingiustificatamente il materiale documentale soggetto a conservazione, i rischi per la sicurezza ed i connessi costi

Ciò premesso, la copia analogica di documento analogico è la trascrizione o la riproduzione dell’originale realizzata utilizzando una grandezza fisica.

copia semplice	è data dalla semplice trascrizione dell’originale, effettuata senza riguardo agli elementi formali
copia imitativa	è il risultato della riproduzione del contenuto e della forma del documento originale (fotocopia)
copia conforme o autentica	è il risultato dell’attestazione della conformità all’originale della copia imitativa resa dal pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge

Conservazione dei documenti amministrativi analogici

E’ opportuno precisare fin d’ora che il documento analogico eventualmente prodotto dalla AOO nel rispetto delle disposizioni e dei requisiti previsti dal presente manuale è destinato ad essere soggetto a conservazione sostitutiva, ossia in formato digitale.

Infatti, malgrado la legge riconosca alle AOO la facoltà di conservare in originale analogico unico documenti “diversi” rispetto a quelli previsti dalla stessa norma, il presente manuale – nel rispetto del principio del digital first – intende non avvalersene, preferendo guidare la AOO verso la progressiva dematerializzazione sia del patrimonio documentale analogico esistente, sia di quello in via di formazione.

Si rimanda, a proposito del presente argomento, alle specifiche sezioni del presente manuale dedicate ai processi di dematerializzazione e di conservazione