Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa integra i requisiti del documento amministrativo (1)
Il carattere amministrativo è attribuito al documento in ragione della finalità di interesse pubblico perseguita dal soggetto produttore – indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica dell’attività posta in essere da quest’ultimo – ed ad esso si applicano le stesse regole valide per il documento informatico
Sebbene il documento amministrativo possa assumere sia formato analogico che informatico, è doveroso ricordare che gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale (2)
La pubblica amministrazione forma gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione documentale oppure acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni (3) nelle modalità previste dal CAD (3.1) (3.2) (3.3). Pertanto, l’AOO produce documenti amministrativi informatici esclusivamente secondo il processo di formazione illustrato nel presente manuale, in quanto idoneo a garantirne le imprescindibili caratteristiche di immodificabilità e di integrità
Elementi essenziali del documento amministrativo informatico
Ogni documento amministrativo informatico redatto secondo le regole dettate dal presente manuale deve recare obbligatoriamente i seguenti elementi, pena la sua invalidità:
- intestazione della AOO – “Comune di Este” (modello di riferimento)
- indicazione della UOR competente (modello di riferimento)
- del responsabile del procedimento (4)(4.1)
- oggetto del documento, redatto secondo le linee guida del presente manuale
- riferimenti a procedimento o fascicolo (integrati nella segnatura di protocollo)
- luogo, solo se diverso dalla sede comunale
- numero di pagina (numero pagina/numero totale pagine del documento)
- indicazione degli allegati (solo se presenti)
- identificazione e dati dei destinatari (se si tratta di documento in uscita)
- numero e data di registrazione (se soggetto a registrazione particolare)
- dati dell’AOO (modello di riferimento)
- mezzo di spedizione (se documento in uscita)
- sottoscrizione con firma digitale o qualificata
I dati relativi alla fascicolazione, al numero di protocollo e alla data di registrazione del documento sono associati graficamente al duplicato dell’originale informatico prodotto dal software di gestione documentale, successivamente al completamento delle procedure di registrazione
Sottoscrizione e protocollazione
La sottoscrizione è l’elemento essenziale capace di conferire al documento amministrativo informatico il requisito legale della forma scritta ad substantiam, in quanto idonea a garantire – oltre alla sicurezza, integrità e immodificabilità del documento stesso – la sua riconducibilità all’autore.
La sottoscrizione del documento amministrativo informatico – i cui effetti giuridico-probatori dipendono dalla tipologia di firma adottata – precede tassativamente le operazioni di segnatura e registrazione, necessarie e sufficienti alla corretta tenuta del sistema di gestione informatica documentale della AOO.
Il documento interno informale, privo di rilevanza giuridica esterna, una volta registrato a protocollo, acquisisce caratteri di sicurezza, integrità e immodificabilità. La registrazione a protocollo equivale ad una firma elettronica avanzata
Riferimenti normativi
(1) art. 1, comma 1, lett. a) del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
(2) art. 23 ter, comma 1 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(3.1) art. 5 bis, comma 1 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(3.2) art. 40 bis, comma 1 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(3.3) art. 65, comma 1 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82