Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice (1) e le Linee guida (2)
Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza alle regole tecniche che presidiano la formazione dei documenti informatici, tenendo in debito conto le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano (3)
Processo di formazione del documento
Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:
creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità
acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico; acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; acquisizione della copia informatica di un documento analogico
memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente
generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica
Metadatazione del documento
La formazione del documento informatico immodificabile è accompagnata dalla contestuale generazione e associazione permanentemente ad esso dei relativi metadati
I metadati definiti dal presente manuale di gestione documentale sono articolati in classi distinte in relazione alla tipologia di documento cui afferiscono
Riservatezza del documento informatico
La disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico sono garantite attraverso l’adozione di specifiche politiche e procedure predeterminate dalla AOO, in conformità con le disposizioni vigenti in materia di accesso e protezione dei dati personali
Riferimenti normativi
(1) art. 40, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82