Acquisizione del documento informatico

Modalità di acquisizione	valore giuridico del documento	modalità operative
acquisizione di duplicato informatico per via telematica o su supporto informatico (ad esempio: download di un documento dalla casella di posta elettronica, o trasferimento di documento da dispositivo di archiviazione esterno a PC)	il documento conserva lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se ottenuto mediante la memorizzazione della stessa evidenza informatica (stessa sequanza di valori binari) sullo stesso dispositivo o su dispositivo diverso	non è richiesta attestazione di conformità
acquisizione di copia per immagine di documento analogico, su supporto informatico (ad esempio: scansione digitale di documento cartaceo) prodotta mediante processi e strumenti capaci di assicurare identico contenuto e forma rispetto all’originale.	il valore giuridico del documento sottoscritto digitalmente o accompagnato da sigillo elettronico è pari a quello del documento originale	il pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge attesta la conformità apponendo la propria firma digitale altrimenti, la conformità è attestata dall’apposizione del sigillo elettronico, previo inserimento del documento nel sistema di gestione documentale dell’ente, o dal versamento nel sistema di conservazione
acquisizione della copia informatica di documento analogico (ad esempio: riversamento in formato digitale di documento di testo cartaceo tramite lettura OCR)	il valore giuridico della copia sottoscritta digitalmente da pubblico ufficiale o accompagnata da sigillo elettronico è pari a quello del documento originale	il pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge attesta la conformità apponendo la propria firma digitale altrimenti, la conformità è attestata dall’apposizione del sigillo elettronico, previo inserimento del documento nel sistema di gestione documentale dell’ente, o dal versamento nel sistema di conservazione
acquisizione della copia informatica di documento informatico consistente in un documento dal medesimo contenuto dell’originale, ma dalla diversa evidenza informatica (ad esempio: trasformazione di un file da estensione .doc a .pdf)	il valore giuridico della copia sottoscritta digitalmente o accompagnata da sigillo elettronico è pari a quello del documento originale	il pubblico ufficiale avente titolo ai sensi di legge attesta la conformità apponendo la propria firma digitale altrimenti, la conformità è attestata dall’apposizione del sigillo elettronico, previo inserimento del documento nel sistema di gestione documentale dell’ente, o dal versamento nel sistema di conservazione

Istanze e dichiarazioni presentate per via telematiche

Nel caso in cui il documento informatico in via di acquisizione sia un’istanza (1) o una dichiarazione (2), esso è valido ed equivalente al documento sottoscritto con firma autografa in presenza del dipendente addetto al procedimento (3) se formato nel rispetto di almeno uno dei seguenti requisiti:

se sottoscritte con firma digitale o firma elettronica avanzata
se l’istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale SPID (4), CIE o CNS (5)
se formate tramite il punto di accesso telematico per dispositivi mobili (App IO) (6)
se sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d’identità (3)
se trasmesse dal domicilio digitale dell’istante o del dichiarante, purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato

Altrimenti, nel caso in cui la trasmissione di documenti riguardi delle pubbliche amministrazioni (7), la provenienza e validità del documento si intende verificata in caso di:

sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica avanzata
presenza di segnatura di protocollo
possibilità di accertare altrimenti la provenienza, in conformità alla normativa vigente
trasmissione con sistemi di PEC o di cooperazione applicativa (8)