Il documento informatico può essere formato per effetto della generazione o del raggruppamento, anche automatico, di un insieme di dati o registrazioni secondo una struttura logica predeterminata.
Il prodotto finale di tale processo – il documento informatico – è dunque memorizzato in forma statica nel sistema di gestione documentale.
I dati e le registrazioni trattate nel processo di formazione in questione possono provenire da una o più banche dati, sia interne alla AOO che appartenenti a soggetti esterni interoperanti.
Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:
- apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata
- registrazione nei log di sistema dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema
- produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.
I registri e repertori tenuti dalla AOO, compreso il registro giornaliero di protocollo, essendo a loro volta il risultato di un processo di raggruppamento di registrazioni, sono essi stessi dei documenti informatici.