I documenti trasmessi alla AOO da parte di un qualunque soggetto giuridico, con un mezzo informatico o telematico idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta (1) e la loro trasmissione non deve essere seguita dal documento originale (2).
Acquisizione presso il servizio protocollo
Il documento informatico recapitato al servizio per la gestione informatica del protocollo in allegato ad una PEC, ad un messaggio in interscambio o ad un messaggio di posta elettronica ordinaria è preso in carico dall’operatore in ordine di arrivo – di norma entro ventiquattr’ore lavorative – previa identificazione del mittente
I messaggi c.d. spam recapitati agli indirizzi PEC e PEO della AOO non sono oggetto di presa in carico, ma semplicemente eliminati evitando d’interagire con i contenuti del messaggio stesso (eventuali link, pulsanti, allegati). Sono considerati spam i messaggi provenienti da indirizzi non verificati o sconosciuti, a contenuto prevalentemente commerciale
I messaggi respinti sono privi di qualsiasi valenza giuridico-probatoria
L’identificazione del mittente è certa quando il documento tramesso è formato nel rispetto dei requisiti di validità previsti dalla legge (3), altrimenti quando il mezzo informatico o telematico di trasmissione è idoneo ad accertare la provenienza del documento stesso (2):
| mezzo di trasmissione / ricezione | mittente coincidente con il soggetto interessato o sottoscrittore del documento allegato | valore legale del corpo del messaggio | valore legale del documento allegato | data certa | azioni conseguenti |
| PEC-Domicilio digitale / PEC | SI | equivalente a firma autografa | equivalente a firma autografa | SI | presa in carico |
| PEC-Domicilio digitale speciale / PEC | SI | equivalente a firma autografa limitatamente agli atti e procedimenti oggetto di istanza o dichiarazione | equivalente a firma autografa limitatamente agli atti e procedimenti oggetto di istanza o dichiarazione | SI | presa in carico |
| PEC-Ricevuta completa / PEC | SI | firma elettronica avanzata | firma elettronica avanzata | SI | presa in carico |
| PEC-Ricevuta completa / PEC | NO | firma elettronica semplice del mittente | quello proprio del documento | SI | presa in carico con attribuzione al sottoscrittore del documento allegato |
| PEC */ PEC | SI | quello proprio del documento, altrimenti firma elettronica semplice | quello proprio del documento, o almeno di firma elettronica semplice | SI | presa in carico |
| PEC */ PEC | NO | firma elettronica semplice del mittente | quello proprio del documento | SI | presa in carico |
| PEO-Domicilio digitale speciale / PEC | SI | equivalente a firma autografa | equivalente a firma autografa | SI (ricezione) | presa in carico |
| PEO / PEC | dato non disponibile | firma elettronica semplice del mittente | quello proprio del documento | SI (ricezione) | presa in carico con attribuzione al sottoscrittore del documento allegato. In assenza di sottoscrizione il documento è considerato anonimo e rimesso al responsabile UOR |
| PEO / PEO | dato non disponibile | firma elettronica semplice del mittente | quello proprio del documento | SI / NO | presa in carico con attribuzione al sottoscrittore del documento allegato. In assenza di sottoscrizione il documento è considerato anonimo e rimesso alla valutazione del responsabile UOR |
La decisione circa la presa in carico del messaggio è rimessa al libero apprezzamento del responsabile della UOR destinataria, tempestivamente chiamato in causa dal responsabile del servizio archivio e protocollo. I casi di particolare rilevanza sono sottoposti al vaglio del Segretario generale. La pronuncia del responsabile UOR, corredata di sintetica motivazione, è soggetta a protocollazione interna e conseguente conservazione
Il documento pervenuto per errore è restituito al mittente o inoltrato al corretto destinatario esterno alla AOO, a cura del ricevente
Registrazione e protocollo
Eliminati eventuali messaggi spam, il documento giuridicamente rilevante, trasmesso in allegato alla PEC o al messaggio di posta elettronica ordinaria è soggetto a registrazione di protocollo e segnatura ed a classificazione di primo livello. Quindi esso, completo dei suoi allegati, è smistato per competenza alla UOR in indirizzo o al responsabile del procedimento, ove quest’ultimo sia stato previamente individuato
Assegnazione
Il documento è assegnato secondo i seguenti criteri, in ordine di priorità:
- indicazione del mittente
- competenza per materia, in caso di indicazione generica del mittente
- indicazione del dirigente o del Segretario comunale
- in coerenza con assegnazioni precedenti
L’assegnazione per competenza segue le indicazioni del prontuario di classificazione e assegnazione allegato al presente manuale
Il documento trattante argomenti diversi, afferenti a competenze proprie di differenti UOR, è considerato a c.d. “oggetto multiplo”. Esso è protocollato riportando per intero le informazioni soggette a registrazione, classificato secondo un criterio di prevalenza tipologica, quindi assegnato a ciascuna delle UOR competenti.
Queste ultime, a loro volta, laddove la classificazione del documento non corrisponda a quella afferente alla competenza esercitata, provvedono a creare un duplicato informatico riportante il numero di protocollo originale e a modificarne la classificazione, per proseguirne la corretta fascicolazione e gestione documentale
Fascicolazione
La UOR prima assegnataria riceve il documento tramite l’applicazione di protocollo informatico e gestione documentale ed accede alle informazioni in esso contenute, secondo il proprio livello di abilitazione
Il responsabile della UOR assegna il documento ad un fascicolo esistente o ne istituisce uno nuovo, previo completamanto del processo di classificazione
Errata assegnazione
| In caso di errore materiale nell’assegnazione, la stessa UOR assegnataria è tenuta a smistare tempestivamente il documento non correttamente attribuito, previa consultazione del prontuario di classificazione e assegnazione Il ritardo ingiustificato o l’omissione dell’operazione di riassegnazione del documento è fonte di responsabilità amministrativa e disciplinare del responsabile della UOR |
| Ove non si tratti di errore materiale, il responsabile della UOR rigetta tempestivamente l’assegnazione del documento, utilizzando le apposite funzioni previste dall’applicazione di protocollo informatico e gestione documentale, esplicitando le motivazioni del rifiuto al Servizio per la gestione informatica del protocollo Il ritardo ingiustificato o l’omissione dell’operazione di rigetto del documento è fonte di responsabilità amministrativa e disciplinare del responsabile della UOR |
| Il Servizio per la gestione informatica del protocollo rimette al dirigente competente per materia la decisione circa l’attribuzione del documento rigettato dall’assegnatario Nell’ipotesi in cui il conflitto di competenza riguardi due o più settori amministrativi dell’ente, la decisione spetta al Segretario comunale. Si potranno dare i seguenti casi: in caso di conferma della prima assegnazione, la UOR prima assegnataria potrà opporre un secondo rifiuto motivato, la cui decisione è rimessa al Segretario comunale in caso di riassegnazione: il Servizio per la gestione informatica del protocollo corregge i metadati associati al documento, quindi procede alla proposta di modifica del prontuario di classificazione e assegnazione |
Acquisizione presso la UOR
Presa in carico e registrazione
Il documento avente i requisiti di documento informatico pervenuto all’indirizzo di posta elettronica ordinaria della UOR competente, o del dipendente ad essa appartenente, è soggetto a segnatura, registrazione di protocollo ed a classificazione completa da parte del responsabile della UOR o di suo delegato, quindi assegnato, unitamente ai suoi allegati, al responsabile del procedimento Nel caso in cui il documento sia costituito dal corpo del messaggio di posta elettronica, esso è considerato equivalente al documento sottocritto con firma elettronica semplice. La decisione circa la presa in carico del messaggio è rimessa al libero apprezzamento del responsabile della UOR destinataria. In casi di particolare rilevanza sono sottoposti al vaglio del Segretario generale. Il documento respinto non ha alcuna valenza giuridico-probatoria. La pronuncia del responsabile UOR, corredata di sintetica motivazione, è soggetta a protocollazione interna e conseguente conservazione E’ facoltà del responsabile della UOR richiedere al mittente prova della propria identità. In tal caso, l’integrazione documentale costituisce nuova comunicazione, soggetta a distinta registrazione. La registrazione dà evidenza del collegamento al precedente messaggio, nel caso sia stato registrato a protocollo.
Fascicolazione
Il responsabile della UOR, completato il processo di classificazione del documento, assegna lo stesso ad un fascicolo esistente o ad un nuovo fascicolo
Errore del mittente nell’individuazione della UOR destinataria
Il documento destinato a diversa UOR, pervenuto per errore, è trasmesso tempestivamente, a cura della UOR ricevente, alla UOR competente o al Servizio per la gestione informatica del protocollo, che provvede alla corretta assegnazione
Il ritardo ingiustificato o l’omissione dell’operazione di instradamento del documento è fonte di responsabilità amministrativa e disciplinare del responsabile della UOR
Errore del mittente nell’individuazione della AOO destinataria
Il documento destinato a soggetto diverso dalla AOO ricevente, recapitato per errore materiale, è tempestivamente restituito al mittente o inoltrato al corretto destinatario, oppure è trasmesso al Servizio per la gestione informatica del protocollo, che provvede al recapito
Il ritardo ingiustificato o l’omissione dell’operazione di smistamento del documento è fonte di responsabilità amministrativa e disciplinare del responsabile della UOR ricevente
Riferimenti normativi
(1) art. 2702 del REGIO DECRETO 16 marzo 1942, n. 262
(2) art. 45, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82