Per documento in partenza s’intende il documento di rilevanza giuridico probatoria prodotto dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni ed indirizzato ad un soggetto esterno, pubblico o privato
Poiché, di norma, la AOO forma esclusivamente documenti originali informatici, questi, inclusi gli eventuali allegati informatici, sono inviati ai rispettivi destinatari per mezzo del sistema di posta elettronica convenzionale o certificata della AOO. Viceversa, se la dimensione del documento supera la dimensione massima ammessa dal sistema di posta elettronica, il documento informatico viene riversato su supporto digitale rimovibile non modificabile, quindi trasmesso con altri mezzi al destinatario
La corrispondenza in uscita è gestita in modalità decentrata
E’ compito di ciascuna UOR provvedere alla puntuale registrazione a protocollo del documento in uscita ed al rispettivo inoltro. Le modalità di inoltro dipendono dal tipo di documento e dal soggetto destinatario
Infine, una quota via via crescente della comunicazione con il cittadino, riguardante una pluralità di servizi erogati dall’AOO, è affidata al punto di accesso telematico (1) Sportello Telematico
Modalità di inoltro
| Modalità di inoltro | soggetto destinatario | tipo di documento |
| posta elettronica ordinaria* | Pubblica amministrazione Soggetto privato | informatico |
| PEC o sistema di interscambio** | Pubblica amministrazione Soggetto privato | informatico |
| supporto rimovibile consegnato direttamente | Soggetto privato | informatico |
| posta ordinaria o corriere | Pubblica amministrazione Soggetto privato | analogico |
| posta raccomandata | Soggetto privato | analogico |
| telefax o telegramma | Soggetto privato | analogico |
| consegna a mano | Pubblica amministrazione Soggetto privato | analogico |
(*) L’utilizzo della posta elettronica ordinaria verso altre AOO è riservata alle comunicazione di informazioni che non impegnano l’amministrazione verso terzi, né sono fonte di diritti o doveri per il Comune di Este
(**) Il sistema d’interscambio è riservato alle comunicazioni tra pubbliche amministrazioni
Riferimenti normativi
(1) art. 64 bis, comma 1, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82