Nel caso in cui il destinatario non abbia indicato alla AOO un domicilio digitale o un domicilio digitale speciale – inteso quale recapito PEC o di posta elettronica ordinaria dedicato, anche in via non esclusiva, allo scambio di documenti – l’operatore della UOR mittente acquisisce il documento amministrativo informatico a firma del Responsabile del procedimento ed avvia il processo di registrazione e segnatura, previo inserimento dello stesso nel sistema informatico di gestione documentale
Il documento analogico in partenza, predisposto a cura del responsabile della UOR competente per materia, tratta un singolo argomento, chiaramente e sinteticamente descritto nel testo del documento stesso al capoverso “oggetto”
Una volta concluse le suddette operazioni, l’operatore genera, tramite lo stesso sistema di gestione documentale, una copia analogica di documento informatico e provvede ad inserirla in apposita busta postale
In caso di raccomandata A/R o di atto giudiziario l’operatore provvede alla compilazione della cartolina di avviso, avendo cura di riportare sulla stessa il riferimento al numero di protocollo dell’atto in partenza, in modo da agevolarne lo smistamento in fase di restituzione al mittente
La spedizione di documentazione analogica è riservata al servizio archivio e protocollo