Per documento interno s’intende il documento scambiato tra personale e/o UOR appartenenti alla AOO del Comune di Este
Il documento interno è formato dal personale della AOO, nell’esercizio delle proprie funzioni, al fine di promuovere o contribuire allo sviluppo dell’azione amministrativa dell’ente, nonché di attestarne la piena regolarità
Documento interno formale
I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche
Lo scambio interno di documenti informatici aventi rilevanza giuridico-probatoria avviene, di norma, per mezzo del prodotto di protocollo informatico e gestione documentale. Il documento informatico formale oggetto di scambio è sottoscritto digitalmente, dunque protocollato
Nel caso in cui il documento informatico trasmesso internamente sia il risultato della digitalizzazione di documento originale analogico, tramite l’acquisizione di copia per immagine di documento analogico su supporto informatico effettuata dal servizio archivio e protocollo, l’originale analogico non segue la copia informatica, ma è conservato nel fascicolo dell’UOR mittente
La UOR prima assegnataria riceve il documento sia in originale analogico che tramite l’applicazione di protocollo informatico e gestione documentale ed accede alle informazioni in esso contenute, secondo il proprio livello di abilitazione
Il responsabile della UOR completa il processo di classificazione del documento ed assegna lo stesso ad un fascicolo esistente o ad un nuovo fascicolo
Documento interno informale
Il documento informatico informale, avente mera rilevanza interna, è trasmesso prevalentemente per posta elettronica ordinaria e tratta informazioni che non impegnano l’amministrazione verso terzi, né sono fonte di diritti o doveri per il comune di Este
Il documento interno informale, accompagnato o meno da allegati, non è di norma soggetto a protocollazione
Il responsabile della UOR ha comunque la facoltà di optare per l’invio interno tramite sistema informatico di gestione documentale ed alla conseguente fascicolazione, nel caso in cui ritenga che il documento possa assumere rilevanza giuridico-probatoria. Il conseguente processo di registrazione a protocollo da parte dell’operatore equivale alla sottoscrizione del documento con firma elettronica avanzata
Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo gli atti preparatori, quali bozze o proposte ufficiose di redazione di atti amministrativi