Il processo di conservazione consiste nel trasferimento dell’oggetto di conservazione nel sistema di conservazione. Il processo ha inizio dalla generazione di un pacchetto di versamento. Per una dettagliata illustrazione del processo si rimanda al manuale di conservazione
Il processo, così come delineato dalle linee guida AgID, vede interessati i seguenti ruoli e soggetti:
- titolare dell’oggetto della conservazione: il comune di Este, nella persona del suo rappresentante legale
- produttore dei PdV: persona interna alla struttura organizzativa incaricata del ruolo di responsabile della gestione documentale, garante della trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione, secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione, e addetta a verificare il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione
- utente abilitato: soggetto che può richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione
- responsabile della conservazione
- conservatore o responsabile del servizio di conservazione esterna
La responsabilità relativa ai contenuti, correttezza e completezza dei dati e dei documenti versati nel sistema di conservazione è ad esclusivo carico del soggetto produttore
Il referente per i documenti inviati in conservazione dalla AOO è il responsabile della gestione documentale, mentre il referente tecnico, nella persona del responsabile dei servizi informativi, ha il compito di presidiare le attività infrastrutturali e di concordare e sottoscrivere gli allegati tecnici dell’accordo di servizio