Il presente manuale di conservazione è parte integrante del manuale di gestione documentale
La AOO comune di Este, al fine di assolvere correttamente l’esigenza di assicurare la conformità agli originali dei documenti conservati, nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione (1), si avvale del servizio offerto da Maggioli S.p.A.
In questo quadro, il presente manuale di conservazione – come contemplato dalle linee guida AgID – opta per un parziale rinvio alle parti di competenza del manuale del conservatore esterno per tutto quanto concerne i contenuti essenziali (2), facendosi altresì carico degli adempimenti rimessi espressamente alla disciplina del titolare (3), di seguito elencati
- individuazione e pubblicazione dei tempi di versamento
- individuazione delle tipologie documentali trattate
- descrizione dei metadati utilizzati nel processo di conservazione
- descrizione delle modalità di trasmissione dei pacchetti di versamento
- definizione delle tempistiche di selezione e scarto dei propri strumenti informatici
Organizzazione del processo di conservazione
Premesso il richiamo del Punto 4 – Ruoli e responsabilità del manuale del conservatore per quanto concerne l’illustrazione dell’organizzazione propria del fornitore del servizio, il titolare precisa che il processo di conservazione interessa e coinvolge i seguenti soggetti e ruoli interni alla propria organizzazione:
Titolare dell’oggetto di conservazione
E’ il comune di Este nella persona del suo rappresentante legale
Responsabile della conservazione
E’ il dirigente o il funzionario che, in base ad apposito atto di nomina, definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia.
Al responsabile della conservazione, in un contesto che prevede l’affidamento esterno del servizio di conservazione – ferma restando la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione e il dovere di condurre le necessarie attività di verifica e controllo previste dalle norme vigenti per i processi in outsourcing – residua il compito di predisporre il manuale di conservazione e di curarne l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti
Responsabile della gestione documentale
E’ il dirigente o il funzionario, in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica ed incaricato con apposito atto, preposto ai seguenti compiti:
| al servizio di cui all’articolo 61 del TUDA (4) |
| a predisporre il manuale di gestione documentale relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso ai documenti informatici nel rispetto della normativa in materia di trattamenti dei dati personali ed in coerenza con quanto previsto nel manuale di conservazione |
| sentiti i responsabili della gestione documentale, ad assicurare l’adozione di criteri uniformi per la gestione informatica dei documenti |
| a verificare l’avvenuta eliminazione dei protocolli di settore, dei protocolli multipli e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico |
Referente tecnico per il soggetto produttore
E’ il funzionario che opera nell’ambito del processo di conservazione con il compito di presidiare alle attività infrastrutturali e di concordare e sottoscrivere con il conservatore esterno gli allegati tecnici dell’accordo di servizio
Produttore del pacchetto di versamento
E’ la persona interna alla struttura organizzativa incaricata del ruolo di responsabile della gestione documentale. Il responsabile della gestione documentale è garante della trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione, nonché addetta a verificare il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione
Utente abilitato
E’ il soggetto – interno o esterno – che può richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione
Soggetti coinvolti nel processo di conservazione
Conservatore esterno
| conservatore esterno | Maggioli S.p.A P.IVA 02066400405 |
| atto di adesione accordo-quadro | |
| denominazione del soggetto produttore | Comune di Este |
| codice iPA del soggetto produttore | c_d442 |
| descrizione del soggetto produttore | AOO del Comune di Este |
| documentazione | Manuale di conservazione |
Fornitore dei sistemi informatici per la produzione di pacchetti di versamento
| fornitore del software di produzione dei pacchetti di versamento | Maggioli S.p.A P.IVA 02066400405 |
Modello di funzionamento
…
Descrizione del processo di conservazione
La descrizione dettagliata del complesso di regole, procedure e tecnologie poste in essere al fine di garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici è rimessa al Punto 7 – Processo di conservazione del manuale del conservatore
La responsabilità relativa ai contenuti, correttezza e completezza dei dati e dei documenti versati nel sistema di conservazione è ad esclusivo carico del soggetto produttore
Il referente per i documenti inviati in conservazione dalla AOO è il responsabile della gestione documentale, mentre il referente tecnico ha il compito di presidiare le attività infrastrutturali e di concordare e sottoscrivere gli allegati tecnici dell’accordo di servizio
Schema sintetico del processo di conservazione
| generazione del pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato stabilito dal manuale del conservatore |
| trasferimento dell’oggetto di conservazione ai sistemi di conservazione |
| acquisizione e presa in carico del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione |
| verifica della conformità del pacchetto di versamento e dei documenti contenuti ai formati ammessi al punto 10.1.1 del manuale del conservatore |
| rifiuto del pacchetto di versamento in caso di anomalie |
| generazione del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e completo di riferimento temporale UTC e di impronta calcolata sull’intero contenuto del paccheto di versamento, secondo le modalità descrite nel manuale del conservatore |
| sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata apposta dal responsabile del servizio di conservazione o suo delegato |
Tipologie documentali trattate e tempi di versamento
La tabella riepilogativa delle tipologie documentali soggette a conservazione, completa dei tempi di versamento, è parte integrante del contratto di adesione al servizio
Metadati trattati
Il sistema di conservazione consente di gestire tutti i metadati obbligatori previsti dalla normativa vigente (5), per una illustrazione dei quali si rimanda all’apposita sezione del manuale di gestione documentale
Modalità di trasmissione dei pacchetti di versamento
Per quanto concerne le modalità di trasferimento dei documenti nell’archivio, si precisa che la AOO si avvale del canale web service, inteso quale sistema software progettato per supportare l’interoperabilità tra diversi elaboratori in un contesto distribuito
Gli oggetti della conservazione sono trattati in pacchetti informativi
Pacchetto di versamento
Il pacchetto di versamento è il pacchetto informativo proveniente dalla AOO quale soggetto produttore, destinato ad essere versato nel sistema di conservazione. Le modalità di versamento sono concordate e descritte nell’accordo di servizio e nel manuale di conservazione redatto dal responsabile del servizio di conservazione
Il pacchetto è generato dal soggetto produttore, in conformità alle specifiche tecniche concordate con il responsabile del servizio di conservazione. Esse riguardano:
- le tipologie di documenti da conservare
- i metadati
- i tempi di versamento
- i formati da adottare per ogni classe/tipo di documento
- la tempistica di selezione e scarto dei documenti informatici
Pacchetto di archiviazione
Il pacchetto di versamento è oggetto di verifica al fine di stabilire quali documenti del pacchetto possano esser presi in carico e quali debbano essere rifiutati. E’ possibile che la fase di verifica si concluda con una presa in carico parziale del materiale versato
Al termine di questa elaborazione i risultati e i dettagli dei controlli effettuati sono riportati nel rapporto di versamento, generato secondo lo schema allegato al manuale di conservazione. Il rapporto è restituito al soggetto produttore e contestualmente destinato alla conservazione
Il pacchetto di archiviazione è generato dal sistema a conclusione del processo di verifica e presa in carico dei documenti e delle unità di aggregazione di cui si compone il pacchetto di versamento, tramite la trasformazione dello stesso pacchetto
Esso contiene:
- i documenti conservati nel formato utilizzato all’atto del versamento
- il file indice del pacchetto d archiviazione firmato e marcato temporalmente
Pacchetto di distribuzione
Il pacchetto di distribuzione consente di assolvere correttamente l’obbligo di esibizione dei documenti conservati. Il pacchetto di distribuzione è generato dal sistema di conservazione, a partire dai pacchetti di archiviazione, al preciso scopo di rendere accessibili agli utenti gli oggetti sottoposti a conservazione
Il pacchetto di distribuzione, essendo generato sulla base delle specifiche richieste dell’utente, può, ma non deve necessariamente coincidere con il pacchetto di archiviazione
Selezione e scarto dei documenti informatici
Si rimanda all’apposita sezione del manuale di gestione documentale per quanto stabilito in ordine alla disciplina dello scarto di documenti informatici
Infrastrutture utilizzate
Il sistema di conservazione, utilizzato dal comue di Este, è erogato in modalità cloud, nel rispetto dei requisiti previsti dalle specifiche tecniche dettate da AgID (6)
Il sistema di conservazione di cui si avvale il comune di Este è realizzato nel rispetto del principio di integrità e riservatezza, nonché dei principi di protezione by design e by default previsti dagli articoli 25 e 32 del Regolamento UE 679/2016
Il dettaglio delle architetture e infrastrutture, nonché delle componenti logiche e fisiche del sistema, è descritto dal manuale del conservatore
Misure di sicurezza
Le misure di sicurezza a tutela dell’integrità e della disponibilità del sistema di conservazione sono dettagliatamente disciplinate dall’accordo di servizio
Verifica del funzionamento del sistema di conservazione
Le modalità di espletamento delle verifiche obbligatorie riguardo al corretto funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione sono detagliatamente disciplinate dal punto 9 – Monitoraggio e controlli dell’accordo di servizio, cui si rimanda integralmente
Riferimenti normativi
(1) art. 34, comma 1-bis, lett. b), del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(4) art. 61 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445