PEC e PEO

Posta elettronica certificata – PEC

Il comune di Este è dotato di casella di PEC, il cui indirizzo è pubblicato sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni – IPA

La PEC è dedicata a ricevere la corrispondenza in ingresso ed a trasmettere quella in uscita dalla AOO

L’indirizzo PEC este.pd@legalmailpa.it costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento

Il responsabile del servizio archivio e protocollo cura il processo di accreditamento IPA ed il costante aggiornamento dei dati presenti sulla piattaforma

Schema di funzionamento della PEC

La PEC è un sistema elettronico di trasmissione dei documenti informatici, soggetto a precise regole tecniche, capace di assicurare valore legale al messaggio di posta elettronica. Il pieno effetto legale (1) si produce solo nel caso in cui il messaggio sia indirizzato ad un destinatario munito di casella di PEC.

Sotto il profilo tecnico, infatt, il sistema di PEC è in grado sia di trasmettere che di ricevere messaggi elettronici da e verso caselle di PEO. La possibilità di ricezione di messaggi di PEO dipende dalla configurazione della casella di PEC decisa dal destinatario.
La PEC della AOO è configurata per non ricevere messaggi di PEO

A grandi linee, i sistemi di PEC generano messaggi di tre tipologie, corrispondenti ad altrettante funzionalità distinte e specifiche:

ricevute (di accettazione, di presa in carico, di avvenuta consegna) (1.a)
avvisi (di non accettazione per motivi formali, di presenza di virus, di mancata consegna) (1.b)
buste (di trasporto, di anomalia) (1.c)

Le norme tecniche offrono una chiara definizione (2) degli elementi costitutivi del sistema di posta elettronica certificata

La busta di trasporto è consegnata immodificata nella casella PEC di destinazione per permettere la verifica dei dati di certificazione da parte del ricevente. Lo scambio di PEC avviene, in estrema sintesi, secondo lo schema seguente:

il mittente invia il messaggio PEC
il gestore PEC del mittente svolge alcuni controlli formali sul messaggio inviato e invia al mittente una ricevuta di accettazione con l’indicazione di data e ora dell’invio, mittente, destinatario e oggetto del messaggio
il messaggio PEC viene trasmesso dal gestore PEC del mittente al gestore PEC del destinatario. Il messaggio transita tra i due gestori PEC in modo da poterne garantire la provenienza e l’inalterabilità
il gestore PEC del destinatario controlla la validità del messaggio e, se tutti i controlli hanno avuto esito positivo, invia una ricevuta di presa in carico al gestore PEC del mittente
il gestore PEC del destinatario consegna il messaggio PEC depositandolo nella casella di posta del destinatario
il gestore PEC del destinatario invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna. Tale ricevuta è il corrispettivo digitale della “cartolina” della raccomandata A/R

Dal momento in cui il mittente riceve la ricevuta di avvenuta consegna, il messaggio PEC è da considerarsi consegnato a tutti gli effetti, indipendentemente dal fatto che questo sia stato letto o meno dal destinatario (3)

Il messaggio veicolato tramite PEC è tecnicamente sicuro.
Infatti, nel caso in cui il gestore del mittente riceva messaggi con virus informatici informa tempestivamente il mittente dell’impossibilità di dar corso alla trasmissione. Parallelamente, il gestore del destinatario è tenuto a non inoltrare al destinatario messaggi infetti e ad informare tempestivamente il gestore del mittente perché possa dar conto dell’impossibilità di portare a termine la trasmissione

Spedizione di un messaggio di PEC

La PEC della AOO è accessibile, in spedizione, a tutti gli utenti abilitati alla protocollazione in uscita, tramite l’apposita funzione integrata nel sistema informatico di gestione documentale

Il responsabile dei servizi informativi, in accordo con il fornitore del servizio di posta elettronica certifcata, stabilisce il limite dimensionale degli allegati di un messaggio PEC, provvedendo a configurare di conseguenza il prodotto di protocollo informatico e gestione documentale della AOO

Ricezione di un messaggio di PEC

L’indirizzo PEC è este.pd.it@legalmailpa.it costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento.

Quale mittente deve essere inteso il sottoscrittore del documento allegato, ove presente.
Altrimenti, nel caso in cui la PEC consista nel solo corpo del messaggio, il mittente è il soggetto intestatario delle casella di PEC dalla quale è pervenuto il messaggio stesso.

Nel caso in cui un singolo messaggio di PEC sia utilizzato dal mittente quale vettore di più documenti riconducibili a diversi sottoscrittori, il servizio di protocollo opera come segue:

se è presente, nel corpo del messaggio o in allegato, una illustrazione delle modalità di trasmissione e di attribuzione dei singoli documenti, si procede alla registrazione secondo quanto in essa riportato. E’ prodotta una registrazione di protocollo separata per ciascuno degli interessati, riportando una sintetica annotazione descrittiva delle modalità di trasmissione
se non è presente alcuna indicazione ed il mittente della PEC è identificabile tra i sottoscrittori di almeno uno dei documenti trasmessi, si procede alla registrazione separata dei rispettivi documenti, annotando in modo sintetico le modalità di trasmissione e indicazione del mittente
se il mittente non è identificabile, la registrazione della trasmissione è imputata all’indirizzo mittente, mentre i singoli documenti sono registrati singolarmente, con annotazione sintetica delle modalità di trasmissione

Valore giuridico della PEC

L’invio di un messaggio via PEC equivale, dal punto di vista legale, all’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno (4). Pertanto, essa conferisce rilevanza giuridica alla trasmissione di documentazione informatica. Rispetto alla trasmissione via PEO, quella via PEC presenta infatti le seguenti peculiarità:

garantisce l’integrità e la riservatezza del messaggio veicolato
conferisce certezza alla data di spedizione e ricezione del messaggio
fornisce ricevuta opponibile ai terzi sia dell’avvenuta consegna che dell’eventuale mancato recapito

Gli effetti giuridici della PEC possono andare oltre la rilevanza giuridica della trasmissione, investendo la validità dello stesso documento veicolato dal messaggio elettronico, infatti:

l’invio tramite PEC, effettuato richiedendo la ricevuta completa – contenente i dati di certificazione ed il messaggio completo – sostituisce nei confronti della pubblica amministrazione la firma elettronica avanzata (5)
la PEC può assumere le prerogative di domicilio digitale, stanti i requisiti e le condizioni previste dalla legge e dalle linee guida AgID in materia, conferendo al messaggio trasmesso il valore di documento a firma autografa
l’istanza o la dichiarazione trasmessa via PEC – in assenza di domicilio digitale iscritto – costituiscono elezione di domicilio digitale speciale, conferendo al messaggio trasmesso il valore di documento a firma autografa limitatamente agli atti e le comunicazioni cui è riferita l’istanza o la dichiarazione

Sotto il profilo degli effetti giuridici della trasmissione, possono prodursi i seguenti casi:

mittente	destinatario	effetti legali
PEC	PEC	il messaggio equivale ad una raccomandata con avviso di ritorno
PEC	PEO	il messaggio fa fede della data certa di spedizione, ma non dell’avvenuta consegna. E’ prodotta una ricevuta di accettazione, ma non di presa in carico, né d’integrità, né di avvenuta consegna. L’onere della prova della ricezione ricade sul mittente
PEO	PEC*	il messaggio fa fede della data di ricevimento, ma non di invio. Non avviene alcuno scambio di ricevute tra i gestori di posta, dunque il mittente non ha certezza della ricezione del messaggio. L’onere della prova della ricezione ricade sul mittente

Schema riassuntivo

(*) La possibilità di ricevere messaggi da una PEO dipende dalla configurazione della PEC

Posta elettronica ordinaria – PEO

Ciascun dipendente della AOO, e gli amministratori dell’ente in costanza del loro mandato, sono dotati di un indirizzo di posta elettronica strutturato come segue:

(iniziale del nome).cognome@comune.este.pd.it

Le stesse UOR, a loro volta, sono dotate di una casella istituzionale di PEO. In tale ultimo caso, la responsabilità dell’uso della casella UOR afferisce al responsabile della stessa unità, a meno che non sia stato formalmente individuato un soggetto diverso

Il soggetto titolare dell’account di PEO non può delegarne ad altri la gestione, né venire meno all’obbligo di riservatezza nell’uso delle credenziali di accesso. L’elenco degli indirizzi dei dipendenti è pubblicato nell’apposita pagina del sito Amministrazione trasparente (6)

Valore giuridico della PEO

La PEO è un documento amministrativo informatico a pieno titolo, poiché ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa integra i requisiti del documento amministrativo (7).

La PEO prodotta dalla AOO è un documento a firma elettronica semplice, la cui data di formazione è certa ed opponibile una volta che questa è acquisita al sistema di protocollo informatico