L’AOO, in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari in materia, opera affinché siano prodotti, gestiti, inviati e conservati esclusivamente documenti informatici. È prevista la riproduzione su carta degli originali informatici firmati e protocollati solo nel caso in cui il destinatario degli stessi non sia nelle condizioni di ricevere e visualizzare documenti informatici
Gli eventuali documenti cartacei ricevuti sono sottoposti – dopo registrazione e segnatura di protocollo – alla dematerializzazione tramite processo di scansione, al fine di semplificare la gestione documentale ed agevolare una efficace, efficiente ed economica azione amministrativa
Il processo di dematerializzazione, pertanto, è contemplato dall’ordinaria gestione documentale della AOO. Ciò premesso, è comunque possibile procedere al recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei in deposito dei quali sia obbligatoria o semplicemente opportuna la conservazione(1), al fine di renderne più agile il reperimento, la circolazione e la trattazione
Le attività di dematerializzazione massiva (2), volta a conseguire gli effetti previsti dal CAD (3), può essere proposta dal Responsabile del servizio Archivio e Protocollo al Responsabile della conservazione e prevedere la stessa distruzione degli originali analogici
L’impulso può provenire dallo stesso responsabile UOR presso i cui ambienti e uffici è depositato il materiale documentale oggetto della proposta di dematerializzazione
Il responsabile della conservazione rimette il proprio parere in merito al dirigente cui afferisce il servizio archivio e protocollo. Il parere riporta anche una valutazione in termini di costi-benefici dell’operazione
L’atto formale di approvazione del dirigente rimette al responsabile del servizio archivio e protocollo, in quanto responsabile del procedimento, l’individuazione del soggetto in grado di certificare il processo di dematerializzazione (4)
Riferimenti normativi
(1) art. 42 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82
(3) art. 22, commi 4 e 5, del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82