Definizione e destinatari del documento
Il manuale di gestione documentale è un documento obbligatorio (1) che:
- disciplina la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio e l’accesso ai documenti informatici ed analogici della AOO nel rispetto della normativa in materia di trattamento di dati personali e di conservazione documentale
- descrive il sistema di gestione dei documenti della AOO e fornisce le istruzioni operative per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, dettagliando la normativa vigente in tema di registrazione di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolatura, conservazione e reperimento dei documenti
- affronta sia problematiche consolidate della gestione documentale, sia le nuove soluzioni proposte dal legislatore ai problemi posti in materia dalle nuove tecnologie, muovendo nell’ottica di un’amministrazione pubblica “digital first”
- costituisce un’indispensabile guida per il personale che, a vario titolo e livello, svolge attività di gestione documentale
- rappresenta un riferimento per cittadini e imprese che intendano collaborare con il comune di Este ai fini di una corretta gestione documentale
Redazione del documento
Il manuale di gestione documentale è stato redatto sulla scorta della preventiva analisi del modello organizzativo e delle procedure amministrative del comune di Este.
Il manuale è periodicamente sottoposto a revisione ed è puntualmente aggiornato in caso di:
- adozione di nuova disciplina della materia
- modificazioni del contesto organizzativo dell’ente
- introduzione di nuove tecnologie aventi ricadute sulla materia
- introduzione di nuove prassi volte ad incrementare efficacia, efficienza e trasparenza dell’azione amministrativa
Il presente sito web non assolve l’obbligo di pubblicazione del manuale – inteso quale atto organizzativo di carattere generale della AOO – previsto dalla legge (2), ma è teso a favorire la diffusione interna ed esterna del testo e ad agevolarne la consultazione.
Il documento amministrativo informatico originale del manuale di gestione documentale, approvato con deliberazione di Giunta comunale n. xxx del xxx 2023, è oggetto di pubblicazione nella sezione “xxx” del sito web “Amministrazione trasparente”.
Riferimenti normativi
(1) paragrafo 1.11 delle linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
(2) art. 12, commi 1 e 2 del DECRETO LEGISLATIVO 14 marzo 2013, n. 33
Credits
Il presente manuale è stato “concepito” in formato HTML, in radicale adesione al principio del digital first, nel tentativo di realizzare, attraverso le potenzialità dell’ipert-testo, sia uno strumento operativo di agile consultazione, sia un documento capace di facilitare l’approccio del cittadino alle regole sottostanti alla corretta gestione documentale amministrativa.
Il lavoro, condotto sotto la supervisione di esperti della digitalizzazione documentale, ha potuto beneficiare del’esperienza degli enti che per primi hanno portato a termine l’attività di adeguamento alle linee guida AgID, i cui manuali hanno rappresentato spesso uno spunto stimolante, sempre un utile termine di confronto