Unicità del protocollo
Nell’ambito della AOO, il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva. La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo
Il numero di protocollo individua un unico documento
Sono vietate:
- la protocollazione di un documento già protocollato
- l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro
- la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza
- la registrazione c.d. “sintetica”, ossia riferita al fascicolo
La documentazione priva di registrazione è considerata giuridicamente inesistente presso l’AOO
Modalità di registrazione di protocollo
L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è successiva alla segnatura, in modo da rilevare, con la scansione del documento, anche il segno apposto. Se è prevista l’acquisizione del documento cartaceo in formato immagine, il “segno” della segnatura di protocollo deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale; in caso contrario il “segno” può essere apposto sul retro della prima pagina dell’originale