La necessità di correggere anche un solo dato non modificabile comporta l’obbligo di annullare l’intera registrazione di protocollo (1). L’annullamento può essere disposto anche nel caso in cui sia venuta meno l’utilità del documento stesso, purché esso non sia già stato oggetto di diffusione
Le uniche informazioni modificabili sono l’assegnazione interna e la classificazione
Titolario di classificazione
Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’AOO. Il titolario fa parte del piano di conservazione
Esso è suddiviso in titoli e classi. Il titolo corrisponde alle funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macro-funzioni), mentre la classe individua specifiche competenze che rientrano nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro. Le UOR, nel corso delle attività di gestione documentale, si servono dei titoli e delle classi di rispettiva competenza, corrispondenti ai compiti ed alle funzioni assegnate
Titoli e classi non sono modificabili né nel numero né nell’oggetto, se non per provvedimento esplicito della AOO. La revisione del titolario può essere richiesta dagli stessi uffici al responsabile del servizio archivio e protocollo. Quest’ultimo, a sua volta, nel caso ritenga la richiesta fondata, propone la modifica al responsabile della gestione documentale, che ne sottopone l’approvazione all’organo competente
Il titolario non è retroattivo, essendo applicabile ai solo documenti registrati successivamente alla sua introduzione. Ogni eventuale modifica o aggiornamento è registrata dal sistema di gestione documentale, in modo da garantire la storicizzazione e la stabilità dell’organizzazione archivistica
Le variazioni entrano in vigore dal primo gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione
Riferimenti normativi
(1) art. 54 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445