I metadati costituiscono gli insiemi di dati associati a un documento informatico, a un fascicolo informatico o ad un’aggregazione documentale informatica ai fini:
- descrittivi, per facilitare l’identificazione permanente dell’oggetto digitale
- gestionali, per agevolare la gestione e la conservazione degli oggetti digitali all’interno di vaste raccolte di informazioni
- strutturali, per stabilire collegamenti permanenti tra gli oggetti documentali in modo da elaborare relazioni e strutture complesse
I metadati rispettano i contenuti minimi previsti dalle Linee guida AgID (1)
Gli standard di metadati adottati da AgID per il documento informatico e il documento amministrativo informatico (1.1) – se si esclude, per quest’ultimo caso, l’identificativo legato alla segnatura del protocollo – presentano sostanziali analogie strutturali
Tali standard consentono di ottemperare ai principi di interoperabilità e trasparenza, garantendo nel contempo il mantenimento nel tempo del valore probatorio degli oggetti digitali soggetti alla metadatazione
Il responsabile della gestione documentale, di concerto con il responsabile della conservazione documentale, sentito il responsabile dei servizi informativi, adotta le azioni necessarie a garantire la conformità dei metadati alle disposizioni normative vigenti
Metadati essenziali per la registrazione di protocollo
I documenti oggetto del sistema di gestione e conservazione della AOO sono organizzati in classi.
Ogni classe ha parametri propri di comportamento e presenta attributi e metadati caratteristici.
Ciò premesso, i metadati che devono necessariamente accompagnare la registrazione di un documento originano in parte dagli stessi elementi essenziali ed immodificabili propri della registrazione di protocollo (2):
- numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema
- data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema
- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario per i documenti spediti
- oggetto del documento
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili
- impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto
Il presente manuale, nel rispetto dei contenuti minimi fissati dalle linee guida AgID, disciplina l’associazione dei seguenti, ulteriori metadati al documento in fase di registrazione:
- identificativo univoco e persistente associato in modo univoco e permanente al documento informatico, in modo da consentirne l’identificazione
- denominazione o il codice IPA dell’Amministrazione e dell’AOO
- soggetti e i rispettivi ruoli (autore, UOR, mittente, destinatari)
- indice e la descrizione degli allegati
Metadati essenziali del fascicolo informatico
I metadati sono associati al fascicolo informatico in modo da identificarne e descriverne il contenuto, il contesto e la struttura, ai fini della sua gestione e successiva conservazione.
Il fascicolo informatico è corredato un set minimo di metadati conforme alle specifiche tecniche dettate da AgID (1.2)
Riferimenti normativi
(1) Allegato 5 alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
(2) art. 53 del DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445