La classificazione ha il fine di organizzare logicamente tutti i documenti amministrativi informatici prodotti o ricevuti da un ente nell’esercizio delle sue funzioni. L’attività di classificazione si avvale del sistema di classificazione che mappa, su più livelli gerarchici, tutte le funzioni dell’ente.
La classificazione è un’attività obbligatoria e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dalla AOO, sottoposti o meno alla registrazione di protocollo.
Le informazioni relative alla classificazione nei casi dei documenti amministrativi informatici costituiscono parte integrante dei metadati previsti per la formazione dei documenti medesimi.
Il responsabile della gestione documentale verifica periodicamente la rispondenza del titolario di classificazione ai procedimenti amministrativi e agli affari in essere e procede al suo aggiornamento.
Il titolario guida la formazione dell’archivio dell’AOO.
| Titolario di classificazione | Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’AOO. Il titolario fa parte del piano di conservazione Esso è suddiviso in titoli e classi. Il titolo corrisponde alle funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macro-funzioni), mentre la classe individua specifiche competenze che rientrano nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro. Le UOR, nel corso delle attività di gestione documentale, si servono dei titoli e delle classi di rispettiva competenza, corrispondenti ai compiti ed alle funzioni assegnate Titoli e classi non sono modificabili né nel numero né nell’oggetto, se non per provvedimento esplicito della AOO. La revisione del titolario può essere richiesta dagli stessi uffici al responsabile del servizio archivio e protocollo. Quest’ultimo, a sua volta, nel caso ritenga la richiesta fondata, propone la modifica al responsabile della gestione documentale, che ne sottopone l’approvazione all’organo competente Il titolario non è retroattivo, essendo applicabile ai solo documenti registrati successivamente alla sua introduzione. Ogni eventuale modifica o aggiornamento è registrata dal sistema di gestione documentale, in modo da garantire la storicizzazione e la stabilità dell’organizzazione archivistica Le variazioni entrano in vigore dal primo gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione |
| Operazione di classificazione | L’operazione di classificazione consiste nell’assegnazione al documento del codice completo dell’indice di classificazione (titolo e classe) Essa si svolge in momenti diversi: l’addetto alla registrazione di protocollo inserisce la voce di livello più alto (titolo), mentre l’attribuzione delle voci di dettaglio (classe e sottoclasse) è demandata alla UOR competente per materia |