Nel caso in cui, per cause eccezionali e strordinarie, non sia possibile avvalersi del sistema informatico di gestione documentale per espletare le ordinarie attività di protocollazione, il responsabile della gestione documentale dispone, con proprio atto, l’attivazione del registro di emergenza. Lo stesso documento riporta gli estremi dell’atto istitutivo
Il registro di emergenza è istituito in modalità informatica off line – quando tecnicamente possibile – altrimenti in modalità cartacea, servendosi dello schema allegato al presente manuale:
L’atto d’istituzione del registro d’emergenza deve essere corredato da congrua motivazione e riportare con esattezza data e ora di attivazione del registro, nonché quelle di ripristino delle funzionalità del sistema, se ragionevolmente prevedibili. Il registro d’emergenza, numerato in ordine progressivo, può protrarsi oltre le ventiquattro ore solo in casi di eccezionale gravità, e mai oltre una settimana.
Decorsa una settimana di regime straordinario, il registro corrente è chiuso e ne viene istituito uno nuovo, conseguentemente numerato, secondo le modalità illustrate in precedenza. Eventuali successive proroghe seguono le regole enunciate
Al termine dell’emergenza, il responsabile della gestione documentale dà formale comunicazione della data e dell’ora di ripristino delle funzionalità del sistema, chiudendo contestualmente il registro d’emergenza
Modalità di gestione del registro d’emergenza
Per garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario, il Registro d’emergenza segue una sequenza numerica cardinale crescente. Al termine di ciascuna giornata lavorativa, il responsabile del servizio archivio e protocollo annota il totale delle operazioni di registrazioni effettuate
Le operazioni di registrazione di protocollo e segnatura si svolgono in confromità alle disposizioni del presente manuale, utilizzando in parallelo sia un registro cartaceo, sia il sistema di gestione documentale in modalità off-line
La segnatura del documento, in circostanze emergenziali, avviene nelle seguenti modalità:
- in caso di documento analogico, per apposizione di apposito timbro, riportante gli estremi della registrazione
- in caso di documento informatico, per apposizione di apposito timbro sulla copia analogica, riportante gli estremi della registrazione. In alternativa – a discrezione del responsabile del servizio archivio e protocollo o della UOR competente – una volta registrati gli elementi identificativi del documento ed assagnata la numerazione di protocollo d’emergenza, la segnatura è rimandata alla fase di ricongiunzione delle banche-dati, al momento del rispristino del sistema
Al momento del ripristino delle ordinarie funzionalità del sistema, il responsabile della gestione documentale, di concerto con il responsabile dei servizi informativi, provvede a ricongiungere le due banche-dati, mentre il sistema stesso garantisce il mantenimento nel tempo della stabile correlazione tra l’identificativo di protocollo d’emergenza e quello assegnato al documento al momento della sua acquisizione a sistema. La numerazione di protocollo generale – che riprende dall’interruzione, in modo che non risulti soluzione di continuità – è riportata in corrispondenza di ciascuna notazione del registro
I termini del procedimento amministrativo decorrono dalla data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza